Imagine sua instituição de ensino com todas as tarefas do dia a dia automatizadas, das mais simples às mais complexas? Imagine que essas tarefas podem ser executadas ininterruptamente, sem parar, todos os dias da semana, com muita rapidez e com 100% de confiabilidade e precisão? Então, isso é possível com a automação robótica de processos, o RPA.
O RPA (Robotic Process Automation) é o que há de mais moderno na área de BPM (Bussiness Process Management Systems – Gestão de Processos) e a sua tecnologia é baseada em robôs de software (bots), no qual é possível automatizar tarefas repetitivas e manuais que são executadas por profissionais humanos. É da competência dos robôs capturar e interpretar os dados, disparar respostas, manipular os dados, comunicar com outros sistemas digitais, dentre outras funções. Cabe ainda frisar que os bots são capazes de se adaptarem a qualquer interface ou fluxo de trabalho, não necessitando, portanto, alteração em sistemas de negócios ou processos existentes para automatizar.
E engana-se quem pensa que essa é uma realidade ainda um pouco distante. Projeções indicam que entre 30% e 40% dos negócios já estão sendo impactados pelo RPA, sendo que esses mesmos robôs estão conseguindo reduzir em até 30% os custos da operação em alguns negócios.
Nas instituições de ensino, por exemplo, atividades recorrentes e que demandam muito tempo dos profissionais envolvidos, como processo de rematrícula escolar, ou a confirmação de presença do aluno junto à instituição de ensino, bem como o acesso aos dados dos alunos nas plataformas do Governo Federal, são situações que podem ser facilmente resolvidas com o RPA.
Para a execução deste trabalho existe a nScreen, um estúdio de desenvolvimento de soluções digitais, seja de aplicativos, softwares, websites ou bots. O time técnico da nScreen conta com arquitetos e engenheiros de softwares, designer de produtos, UX/UI, desenvolvedores frontend, backend e fullstack, gestores de projetos preparados para atender necessidades específicas de automação.
RPA nas Instituições de Ensino
O ensino remoto já não é novidade faz tempo. Porém, a introdução de uma pandemia em todo o mundo exigiu de professores e gestores escolares uma dedicação maior às plataformas digitais como forma de dar continuidade ao processo de ensino e aprendizagem. E aí, um novo desafio: como dar atenção ao processo de criação de conteúdo para as aulas e propor novas metodologias de gestão das instituições, sendo que atividades rotineiras, como controle de frequência dos alunos, lançamento de notas e geração de boletins, bem como análise de documentos para rematrícula ou até mesmo agendamento de reuniões acadêmicas ainda “roubam” a maior parte do tempo de todos esses profissionais?
Foi então que tornou-se ainda mais perceptível a necessidade das instituições de ensino se adequarem, urgentemente, a toda essa transformação digital vivida pela sociedade. Mais do que a adoção de ferramentas, como quadros inteligentes, websites e salas de aula on-line, é preciso que elas excluam o seu “capital humano” de atividades repetitivas, demoradas e monótonas e o direcione para posições estratégicas e atividades que necessitam de potencial criativo.
Veja algumas das atividades do ambiente de ensino que podem ser facilmente executadas pelo bots de RPA.
Matrícula e rematrícula de alunos – O processo de matrícula e rematrícula de alunos geralmente envolve análise de documentos, seleção de candidatos, além da verificação da elegibilidade para o curso escolhido. Comumente, a execução manual dessas tarefas pode resultar em erros de análise e atrasos nas respostas. Os bots de RPA têm a capacidade de executar essa atividade, atuando de forma rápida, eficiente, ininterrupta e precisa.
Atendimento ao aluno – Inúmeros são os tipos de atendimento e comunicação para com os alunos, que inclui uma simples resposta no chat sobre o horário da aula até mesmo o controle de frequência dos alunos e corpo docente. Porém, tanto o atendimento individualizado ao aluno quanto à implantação e integração de um robô junto à catraca para a marcação da entrada e saída dos alunos e funcionários, podem ser facilmente atendidas pelo RPA.
Extração de dados – Com os bots de RPA é possível ainda a extração de dados de diferentes documentos, como, por exemplo, de uma nota fiscal eletrônica. Por meio do robô, os dados são extraídos de forma automática e organizada em uma tabela compatível com os programas e planilhas existentes na instituição.
Dados estratégicos, por exemplo, podem ser manipulados das mais variadas formas, proporcionando poder de informação para a instituição que o utilizará.
Além dessas atividades que podem ser executadas pelo RPA nas instituições de ensino, conheça também algumas das soluções já apresentadas pela equipe da nScreen a essas organizações:
Extração de dados nas plataformas do governo.
Processamento de dados do governo e junção com dados da instituição.
Análise de dados e insights com base em objetivos estratégicos do grupo.
Integração com plataformas de call center para realização de ações baseadas nos insights.
Medição e monitoramento de resultados das ações.
Auditoria de pagamentos do governo com base no Portal da Transparência.
Veja que os benefícios com a RPA nas instituições de ensino são ilimitados. Mais do que qualquer outra organização, essas organizações, que são as formadoras de pessoas, precisam viver essa nova realidade e acompanhar um mundo que está em constante evolução. A automação de processos robóticos tem resultados positivos no dia a dia das operações, bem como no resultado dos negócios, pois garante melhorias na produtividade, maior precisão, escalabilidade, economia de custos, além de transformar toda a experiência do cliente.